Oggigiorno l'uso della posta elettronica è più comune della comunicazione rispetto all'uso del telefono stesso. Le seguenti raccomandazioni relative all'etichetta da seguire per quanto riguarda le e-mail sono particolarmente applicabili alle comunicazioni formali o commerciali.
- Uso di "A" e "CC". Come regola generale, le persone che inserisci nel campo "A" sono le persone che ti aspetti che leggano e rispondano al tuo messaggio; Le persone che inserisci in "CC" sono persone che hanno solo bisogno di conoscere le informazioni e non sono tenuti a rispondere necessariamente al tuo messaggio.
- Usa "CCO" per i gruppi. Utilizzando "CCO" (in inglese, BCC) per le e-mail inviate a gruppi di persone che non si conoscono, si protegge la privacy delle persone nel gruppo, dal momento che gli indirizzi e-mail non saranno visibili a tutti. Se il sistema di posta elettronica richiede che tu abbia una persona in "A", inviala a te stesso.
- Descrivi lo scopo del tuo messaggio nell'argomento. Si consiglia di utilizzare l'oggetto dell'e-mail per fare una breve e concisa descrizione del contenuto dell'e-mail. Questo aiuta non solo a chiarire lo scopo del messaggio, ma facilita la tua ricerca se devi consultarli più tardi.
- Mantieni i messaggi brevi e al punto. Si consiglia di menzionare la parte più importante del messaggio all'inizio e di utilizzare il resto del messaggio per fornire maggiori dettagli. Si consiglia inoltre di esprimere ciò che si desidera che la persona che riceve il messaggio da fare: rispondere, agire, esprimere un'opinione, ecc. Mantieni i tuoi messaggi brevi, i messaggi lunghi tendono a essere posticipati per essere letti più tardi e poi vengono dimenticati.
- Evita di discutere più argomenti nello stesso messaggio. In questo modo i tuoi messaggi sono più chiari e, in un dato momento, più facili da cercare e trovare se li hai archiviati. È preferibile inviare diversi messaggi, uno per ogni argomento che si desidera indirizzare, per inviare un singolo messaggio, che sarà anche molto esteso.
- Guarda il tono e prova ad esprimere emozioni. Il problema principale è che non esiste un contesto completo, come se potesse accadere nelle comunicazioni in cui l'interlocutore ascolta il tuo tono di voce o vede le tue espressioni corporee. Alcune espressioni possono essere facilmente interpretate erroneamente, come il sarcasmo. A meno che non sia un'e-mail per esprimere un'emozione (amore, tristezza, ecc.), È meglio limitarsi a descrivere fatti o dati, in quanto ciò evita malintesi. Per quanto riguarda il tono della comunicazione, come regola generale, non usare mai un tono che non useresti quando si affronta la persona.
- Prenditi cura dell'uso di "alta priorità". Praticamente tutti i client di posta elettronica ti consentono di definire messaggi "ad alta priorità". La regola è semplice: come suggerisce il nome, "alta priorità" è per i messaggi urgenti. Questo è il caso tipico che se usi "priorità alta" per tutti i tuoi messaggi, il giorno in cui è davvero urgente, il tuo messaggio verrà ignorato.
- Abbi cura di rispondere a tutti. A meno che tutte le persone che hanno ricevuto l'e-mail debbano conoscere la risposta, è necessario rispondere alle e-mail solo alla persona che l'ha inviata. Ad esempio, se è stata inviata un'email chiedendo la taglia della maglietta, si tratta di informazioni che interessano solo la persona che sta raccogliendo le informazioni e non è necessario che tutti nella lista conoscano la tua taglia. D'altra parte, se si tratta di un'e-mail che richiede la preferenza temporale per una riunione, è interessante che tutti sappiano qual è la tua opinione. È importante applicare criteri in merito a quando rispondere a tutti o solo alla persona che hai inviato.
- Usa correttamente le lettere maiuscole / minuscole. È qualcosa di noto sull'etichetta di Internet, che quando scrivi in maiuscolo equivale a urlare. Sebbene si possa pensare che l'uso delle lettere maiuscole evidenzia alcune parti della conversazione, è in realtà l'equivalente di alzare la voce, e questo potrebbe dare un tono alla comunicazione che non si desidera realmente, oltre che è fastidioso per la persona che lo dice. leggere. Esistono studi che indicano che le e-mail scritte in maiuscolo sono molto più difficili da leggere e richiedono più tempo.
- Utilizzare una firma che includa le informazioni di contatto. Soprattutto nelle comunicazioni formali, è una cortesia.
- Usa il correttore ortografico. Oggigiorno, con i correttori disponibili in quasi tutte le applicazioni, è praticamente imperdonabile avere errori di ortografia. Assicurati che il correttore ortografico sia attivo o esegui un controllo ortografico prima di inviare la posta.
- Dai un'ultima lettura alla tua posta prima di inviarla. Soprattutto per verificare che il messaggio che si desidera comunicare sia espresso in modo chiaro e con le necessarie informazioni di supporto.
- Non rispondere o inviare nuovamente spam. Questo, più che tag, è una raccomandazione per proteggere la tua privacy. Quando si risponde a un'e-mail indesiderata, o lo spam, stai confermando che la tua email appartiene a una persona reale, che genererà ancora più e-mail indesiderate.Evita di inoltrare le catene di e-mail, soprattutto nell'ambiente aziendale.
- Non abusare degli allegati. Dati i rischi di ricevere malware negli allegati, le persone sono un po 'riluttanti ad aprirli. Si consiglia di inviare allegati solo se necessario, oltre a indicare nel corpo del messaggio che si sta inviando qualcosa e che cosa si sta inviando, ad esempio: "... si troverà il rapporto ...".
- Evitare l'uso di abbreviazioni. Soprattutto nelle comunicazioni formali. Le abbreviazioni nei messaggi personali vanno bene, ma non sono ben recepite nelle comunicazioni aziendali.
